Rôles et responsabilités de Boulder Membres du comité d'attribution des subventions de la Commission des arts

Un artiste avec un groupe sur scène s'adressant à la foule

Fonctions et responsabilités essentielles

Les membres du comité de subvention jouent un rôle essentiel dans l’attribution des subventions pour la ville de Boulder et de la Boulder Commission des arts. Ce faisant, les membres du comité de sélection contribuent au dynamisme culturel et artistique de notre communauté et au rôle des arts dans l'avancement des plans et objectifs à long terme de la ville.

Chaque comité de subvention comprendra au moins cinq membres votants. Un commissaire aux arts assistera à chaque réunion de discussion d'examen pour observer le processus en tant que participant d'office, sans droit de vote. Le personnel de la ville de Boulder ne peuvent pas être nommés membres d'un comité de sélection des subventions. Le mandat du comité de sélection des subventions est de deux ans et les membres doivent résider dans le Colorado.

La participation de tous les membres du comité de sélection est indispensable pour que le processus de sélection soit couronné de succès. Le nombre de réunions requises sera réduit au minimum, généralement pas plus de six, y compris les formations. Il est important que chaque membre participe à toutes les réunions prévues. Les membres du comité doivent également répondre à la correspondance par courrier électronique dans les meilleurs délais et doivent respecter les délais de notation et de réunion établis par le calendrier des subventions de la Commission.

Confidentialité

Étant donné la nature confidentielle des documents de subvention, les réunions de discussion du comité de subvention sont fermées. Des procès-verbaux seront rédigés lors des réunions du comité et fournis aux organisations/individus sur demande officielle. Ville de Boulder les procédures sont soumises à la loi sur les archives publiques du Colorado §24-72-204(3)(a)(IV), CRS

Les noms des membres de chaque comité d'attribution de subventions sont des informations accessibles au public, y compris aux demandeurs de subventions dont la candidature pourrait être prise en considération. Cependant, le comité est tenu à l'écart de la demande jusqu'à la décision. Les demandeurs seront informés de ne pas contacter les membres du comité d'attribution de subventions en dehors des réunions régulièrement établies concernant tout processus de sélection ou décision. Toute communication de ce type peut disqualifier un demandeur de la prise en considération. Toute correspondance entre les demandeurs et les membres du comité d'attribution de subventions doit être acheminée par l'intermédiaire du Bureau des arts et de la culture afin de garantir une perception d'équité dans le processus de sélection.

Conflit d'intérêts

Les membres du comité de sélection doivent veiller à éviter toute action qui pourrait être interprétée comme une utilisation de leur adhésion à des fins personnelles ou au profit des membres de leur famille et de leur employeur. La participation à un comité ou à un groupe pour promouvoir leurs intérêts ou ceux de toute organisation à laquelle ils sont affiliés est interdite.

Si un candidat au comité de sélection des subventions est lié à un candidat particulier à l’étude d’une des manières mentionnées ci-dessus, il lui est demandé de déclarer qu’il a un conflit d’intérêts et de s’abstenir de discuter ou de voter sur toute décision dans la catégorie de subvention dans laquelle ce candidat a soumis sa demande.

Il est attendu que les membres du comité d’attribution des subventions connaissent le travail de certains artistes et organismes artistiques qui présentent une demande de subvention. Cette connaissance à elle seule ne constitue pas un conflit d’intérêts, pas plus que le mécénat tel que la participation à des événements, le don ou l’achat de billets, ou la possession d’une œuvre par un candidat qui soumet une demande.

Dans le cadre de la présente politique, chaque personne concernée par la politique doit agir conformément aux directives suivantes. Ces directives ne sont pas exclusives et la politique s'applique également aux situations qui ne sont pas nécessairement couvertes par les directives :

  1. On attend d’un membre du comité de subvention qu’il serve la ville dans son ensemble et qu’il représente les meilleurs intérêts de la ville et de son développement culturel.
  2. Un membre du comité de subvention peut participer à des activités soutenues par le financement de la Commission des arts.
  3. Un membre du comité d’attribution des subventions doit s’abstenir de délibérer et de faire des recommandations sur toute demande à l’égard de laquelle il ne peut pas ou croit ne pas pouvoir exercer un jugement impartial, même s’il n’est pas tenu de le faire par la présente politique.
  4. Un membre du comité de subvention doit quitter la salle pendant la discussion et le vote sur toute demande ou toute action affectant toute organisation pour laquelle il est employé ou à laquelle il est affilié.
  5. Aucun membre du jury de subvention ne recevra un avantage de quelque nature que ce soit en échange de l'accomplissement d'une action en sa qualité de membre, ni ne recevra une quelconque rémunération de quelque source que ce soit en guise de paiement pour des services rendus en cette qualité, à condition toutefois qu'il reçoive un remboursement de la Commission des Arts ou des dépenses réelles avancées en relation avec ces services.
  6. Un membre du comité d’attribution des subventions doit garder à l’esprit ses relations personnelles étroites, telles que son mariage, son appartenance à un conseil d’administration et ses affiliations passées, afin d’éviter toute apparence de conflit d’intérêts découlant de ces relations.

Travaux des membres du jury d'attribution des subventions

Voici les tâches que les membres du comité d’attribution des subventions sont censés entreprendre.

  1. Accepter de participer au comité d’attribution des subventions pendant deux ans.
  2. Assistez à toutes les réunions et formations et participez aux discussions avec l'ensemble du comité afin de garantir des décisions pleinement éclairées et réfléchies. Il y aura environ six réunions en 2025 : une réunion d'orientation et cinq réunions pendant les processus de subvention pour discuter des demandes. Des formations autoguidées pourront également être dispensées par le personnel. Les membres du comité doivent également répondre à la correspondance par courrier électronique en temps opportun et doivent respecter les délais de notation et de réunion établis par le calendrier des subventions de la Commission.
  3. Examiner les candidatures et les noter selon le système de notation et la grille d'évaluation de la Commission des arts. Avant le début du processus d'attribution des subventions, les membres du jury seront formés à l'interprétation du système de notation et des grilles d'évaluation, ou de l'ensemble de critères, ce qui permet de réduire la possibilité de notes subjectives basées sur des préférences personnelles. Veuillez toutefois garder à l'esprit que même si les décisions du jury suivent cet ensemble de critères, les notes peuvent refléter un petit degré de subjectivité propre à chaque membre du jury. Les membres du jury doivent être capables de défendre leurs notes avec des observations sur les points forts ou les points faibles spécifiques de chaque candidature pendant le processus de notation et de re-notation.
  4. En fin de compte, la responsabilité du comité de subvention est de faire une recommandation finale au Boulder Commission des Arts sur les subventions à attribuer.

Sélection des membres du comité d'attribution des subventions

Il s’agit du processus par lequel les membres du comité d’attribution des subventions sont sélectionnés.

  1. Les membres du jury de subvention présentent leur demande au Bureau des arts et de la culture.
  2. La candidature comprend un document d'une page décrivant leurs qualifications pour être membre du panel et la manière dont elles correspondent aux besoins de la Commission, leur curriculum vitae et la documentation de tout conflit d'intérêt potentiel.
  3. Les membres du comité de subvention sont sélectionnés par le responsable des arts et de la culture.
  4. Les membres du jury de subvention reçoivent une allocation pour leur participation.

Qualifications des membres du comité de sélection des subventions

Voici les qualifications idéales pour un membre du comité d’attribution des subventions.

  1. Participation antérieure en tant que membre d'un jury pour des subventions en arts et culture.
  2. Demandeur ou bénéficiaire de subvention pour les arts et la culture, y compris, mais sans s'y limiter, les subventions pour les arts et la culture.
  3. Expérience dans une organisation à but non lucratif et/ou en tant qu’artiste en exercice, professionnel créatif ou leader artistique.
  4. Potentiel limité de conflits d’intérêts dans la prise de décision.
  5. Potentiel de catalyser un changement positif dans l’environnement des capitaux propres BoulderLa communauté artistique et culturelle de la province. La préférence sera accordée aux candidats qui ont eu un accès limité aux opportunités en raison d'obstacles financiers, sociaux ou culturels et/ou qui ont vécu une expérience diversifiée.
  6. A démontré sa capacité à respecter les horaires et à répondre rapidement à la correspondance.

Rémunération et autres avantages

La participation au comité de sélection des subventions est volontaire. Les personnes impliquées dans le comité de sélection des subventions peuvent recevoir une allocation, si le responsable des arts et de la culture ou son représentant le juge approprié. Veuillez envoyer un courriel à harrisons@bouldercolorado.gov pour connaître le montant de la bourse qui vous sera versée l'année où vous postulez.

Révocation et démission

Si une personne impliquée dans le processus d'examen des demandes de subvention de la Commission des arts n'est pas en mesure d'accomplir ses tâches, elle est priée d'en informer le gestionnaire du programme des arts par écrit dans les plus brefs délais afin que d'autres dispositions puissent être prises pour accomplir ses tâches. Une personne qui ne s'acquitte pas des tâches telles qu'elles ont été définies ou qui ne répond pas aux attentes peut être renvoyée par le gestionnaire des arts et de la culture ou son représentant.

Processus de sélection des subventions

Chaque programme de subvention examiné par un comité progresse dans ce processus pour prendre une décision.

Résumé du processus :

  1. Les candidatures sont déposées.
  2. Le comité de sélection des subventions examine et note les demandes et formule des commentaires. La Commission des Arts a également accès aux demandes pour examen.
  3. Une première série de notes et de commentaires est envoyée aux candidats.
  4. Le demandeur fournit une réponse d’une page.
  5. Deuxième cycle d'examen avec une réunion du comité de sélection des subventions pour en discuter. Cette réunion n'est pas annoncée publiquement. Le commissaire d'office présente un bref rapport à la Commission plénière lors de la réunion de décision.
  6. Les notes finales doivent être remises et publiées avec le dossier de la Commission.
  7. La Commission vote sur la candidature la mieux notée du panel.

Détails du processus:

Les spécificités varient d’une application à l’autre.

Pour les subventions de soutien opérationnel général et de projet, le comité de subvention lira les informations générales fournies pour comprendre l'organisation ou le projet ; il attribuera ensuite des notes dans deux sections :

Tout d’abord, les membres du panel attribuent des notes sur les informations fournies dans le « Panel ». Section « Questions ». Les membres du panel attribuent une note de 1 à 8 pour chaque question du panel.

Deuxièmement, les membres du panel fournissent des points supplémentaires sur deux domaines d'intervention : 1) pour Boulder-organisations basées et 2) pour les points d'encouragement. Un maximum de 4 points supplémentaires est à la disposition des membres du panel pour la section des points d'encouragement, et de 6 points supplémentaires pour la section des points d'encouragement. Boulder section de mise au point.

Les notes de chaque membre du jury sont additionnées pour établir une note préliminaire pour la demande. La moyenne de ces notes préliminaires est calculée pour tous les membres du jury afin d'établir une note préliminaire. Cette note est utilisée pour classer la demande en vue de son examen. Pour chaque catégorie de subvention, la Commission des arts établira un score seuil au-delà duquel une demande est considérée comme éligible à une subvention. Veuillez noter que le fait d'atteindre le score seuil n'autorise pas automatiquement l'approbation d'une demande de financement.

En plus de fournir une note, le jury inclura des questions ou des commentaires pour chaque Candidat. Le personnel du Bureau des arts et de la culture fournira ces commentaires au candidat avant le deuxième tour de notation. Le candidat aura la possibilité de fournir une déclaration d'une page répondant aux questions posées, informant ainsi le jury sur sa candidature.

Une fois la réponse d'une page complétée, le jury se réunira pour discuter de la demande et de la réponse, puis réévaluera la demande. Une fois cette réévaluation terminée, les demandes sont reclassées. Lors de la réunion de décision, les membres du jury Boulder La Commission des Arts délibère ensuite pour décider de l'approbation finale des candidatures qui recevront une subvention. La Commission des Arts peut a) accepter les meilleures notes du classement, b) choisir d'ajuster le classement, ou c) demander au jury de reconsidérer des notes spécifiques.

Le système de notation complet et la rubrique peuvent être trouvés ici.

Est-ce que Boulder La Commission des Arts a-t-elle un processus d'appel ?

Oui. La procédure d'appel est disponible sur le site Site Internet Arts et Culture.

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