Projet de lignes directrices pour l'affectation des terres agricoles

Voici les lignes directrices sur la manière dont les propriétés à usage agricole seront attribuées aux éleveurs et aux agriculteurs lorsque les propriétés seront disponibles pour cession. Ils seront publiés sur Page Web du programme agricole de l'OSMP afin que chacun ait accès et puisse comprendre les lignes directrices. Si le programme pilote continue de bien fonctionner, le personnel cherchera à formaliser davantage le processus, si nécessaire.

Les principaux objectifs du processus d’attribution d’utilisation agricole sont les suivants :

• Utiliser une approche d'attribution d'utilisation agricole compatible avec les objectifs de gestion agricole et des ressources et des terres exploitées de la ville.
• Utiliser un moyen équitable et efficace pour identifier les éleveurs et les agriculteurs qualifiés intéressés par la gestion des terres agricoles de la ville.
• Entretenir et soutenir les terres agricoles en activité, y compris la préservation des ressources en eau, en gardant les terres agricoles de la ville à des fins agricoles.
• Aider les exploitations agricoles existantes à réussir et promouvoir l’intendance.
• Intégrer des pratiques de gestion agricole qui soutiennent les valeurs écologiques prioritaires ou les espèces sensibles là où des habitats critiques ou importants ont été identifiés.
• Maintenir un programme agricole dans la limite des fonds disponibles et des capacités du personnel.
• Maintenir et soutenir une diversité d'exploitations et d'utilisations agricoles sur les terres agricoles de la ville, à l'exception de celles qui dépendent d'organismes génétiquement modifiés (OGM).
• Créer des opportunités pour des fermes diversifiées de légumes et d’élevage et des micro-laiteries conformément aux valeurs de la ville, à la demande de la communauté et à la disponibilité des terres.
• Minimiser le taux d’échec des opérations agricoles sur les terrains urbains. • Établir un montant de paiement convenu et d'autres conditions pour le droit de gérer les terres agricoles de la ville.

Ce document vise à guider la manière dont la Ville de Boulder des terres agricoles sont proposées et attribuées aux éleveurs et aux agriculteurs. Ce document se veut complet. Aucune terre agricole ne doit être offerte ou cédée d’une manière autre que celle décrite ci-dessous.

Les employés municipaux responsables de l’entretien et de la gestion des biens municipaux ont la responsabilité de veiller à ce que leur conduite ne porte pas atteinte à la confiance du public. À cette fin, le personnel s’engage à agir de manière à ce que sa conduite n’éveille pas de soupçons ou ne donne pas l’impression qu’il a trahi la confiance du public. Ceux-ci inclus:

• Agir dans le meilleur intérêt général de la ville et de ses habitants.
• Interagir avec tous les éleveurs et agriculteurs avec courtoisie, considération et impartialité.
• Veiller à ce qu'il y ait un accès équitable et compétitif aux opportunités agricoles lorsque cela préserve le mieux la propriété pour les usages agricoles et la production agricole.
• Protéger et utiliser les informations obtenues de manière confidentielle ou en raison des fonctions municipales uniquement dans l'intérêt de la ville.
• Signaler les pratiques contraires à l'éthique ou les écarts par rapport à ces directives chaque fois qu'ils sont découverts ou suspectés à un responsable responsable.

Les employés de la Ville s'engagent à mettre en œuvre cette démarche avec la plus grande transparence possible. Cela signifie que des copies des documents liés aux directives d'attribution d'utilisation agricole (tels que les listes de propriétés disponibles, les évaluations foncières, les appels d'offres, les questions et réponses liées aux propositions, les propositions elles-mêmes, les évaluations et décisions des propositions, les accords attribués et l'exécution des accords) sont disponibles pour inspection publique conformément à la politique de données ouvertes de la ville. Ces documents doivent être publiés sur le site Web de la ville dans la mesure du possible pour les offres et missions actuelles, ainsi que pour les missions historiques dans la mesure où les ressources le permettent, conformément aux politiques de conservation de la ville.

Le personnel de la ville s'engage à indiquer quelles propriétés seront proposées à l'usage sur le site Internet de la ville avec une carte de localisation afin que les proposants potentiels puissent être alertés des opportunités à venir. Cette liste comprendra des informations sur l'emplacement et sur le plan, le cas échéant, pour ces propriétés. La décision concernant la disponibilité est susceptible d'être modifiée à tout moment en fonction de nouvelles informations, des limites de capacité du personnel ou d'autres considérations, mais ces modifications seront mises à jour sur le site Web de la ville en temps opportun.

Les facteurs à prendre en compte pour prendre une décision concernant la disponibilité doivent comprendre si :

• Un éleveur ou un agriculteur existant sous entente avec la ville a indiqué son intention de cesser d'utiliser la propriété ;
• Un éleveur ou un agriculteur existant a (ou n'a pas) entièrement respecté ses engagements en vertu de son accord actuel avec la ville ;
• Une propriété agricole nouvellement acquise ou une propriété agricole récemment restaurée est devenue disponible ; usage agricole.
• Le bien est susceptible d'être productif pour un usage agricole sans impact significatif sur les objectifs de protection ou d'utilisation des terres des autres départements ; et
• La propriété dispose d'un accès, d'une eau, d'un sol et d'une infrastructure adéquats pour un usage agricole.

Le personnel municipal s'engage à utiliser les méthodes d'attribution suivantes (c'est-à-dire déterminer quel éleveur ou agriculteur se verrait offrir l'opportunité) pour les propriétés agricoles de la ville :

• Propositions scellées compétitives ; et
• Mission négociée.

Ces méthodes sont décrites plus en détail ci-dessous. Le personnel municipal s'engage à indiquer quelles propriétés seront proposées par des propositions scellées compétitives avec une carte de localisation au plus tard le 15 décembre de chaque année afin que les proposants potentiels puissent être alertés des propriétés proposées avant la prochaine saison de croissance. Cette liste comprendra également les propriétés offertes par cession négociée. Cependant, la Ville se réserve le droit d'attribuer des propriétés non incluses sur cette liste si la propriété devient disponible avant la prochaine date d'avis et nécessite une gestion agricole à court terme. Cette décision est susceptible d'être modifiée à tout moment en fonction de nouvelles informations, des limites de capacité du personnel ou d'autres considérations, mais ces modifications seront mises à jour sur le site Web de la ville en temps opportun.

Les facteurs à prendre en compte dans le choix de la méthode d'attribution doivent comprendre si :

• La propriété pourrait améliorer considérablement la viabilité d'un ranch ou d'une exploitation agricole actuellement sous accord avec la ville en raison de sa proximité avec cette exploitation (une cession pourrait donc être négociée) ;
• L'incorporation de la propriété dans les opérations d'un éleveur ou d'un agriculteur existant pourrait libérer une autre propriété pour des propositions scellées compétitives (une cession pourrait donc être négociée) ;
• Le bien pourrait atténuer les impacts sur une exploitation existante ou sur ses voisins résultant de l'établissement d'une exploitation maraîchère diversifiée, d'une ferme d'élevage en pâturage ou d'une micro-laiterie (une cession pourrait donc être négociée).
• La propriété pourrait offrir une opportunité supplémentaire pour une exploitation agricole diversifiée conforme aux objectifs du plan de gestion des ressources agricoles (elle pourrait donc être offerte de manière compétitive);
• Un intérêt important de plusieurs parties a été exprimé ou est attendu pour la propriété (il pourrait donc être proposé de manière compétitive) ;
• Une efficacité administrative pourrait être gagnée (et une affectation négociée) ;
• La propriété a une valeur relativement élevée pour un usage agricole (elle pourrait donc être proposée de manière compétitive) ;
• La propriété nécessite des travaux considérables pour lui redonner une viabilité agricole optimale (une cession pourrait donc être négociée) ;
• Un éleveur ou un agriculteur utilisant la propriété n'est plus disponible ou la cession pourrait être négociée).

Il existe quatre types d’accords d’utilisation agricole parmi lesquels le personnel municipal s’engage à choisir pour régir la relation entre la ville et un éventuel éleveur ou agriculteur :

• Contrat de ville
• Permis agricole
• Profiter à prendre
• Bail agricole

Ces types d'accords diffèrent selon la mesure dans laquelle la ville est directement impliquée dans la gestion et l'intendance du bien. L'autorité compétente pour conclure ces accords diffère légèrement, et la pratique et la préférence passées ont été d'émettre des baux agricoles de trois ans (ou un profit à prendre pour les propriétés soumises à un contrat de location-achat par l'intermédiaire du Boulder Administration foncière municipale) sous l'autorité déléguée du directeur municipal.

Dans le cadre d'un contrat municipal, la ville contrôle l'exploitation agricole au moyen de spécifications contractuelles contraignantes et du paiement à un éleveur ou à un agriculteur pour ses services. Cette approche peut être utilisée lorsqu'une propriété nécessite un investissement important pour l'amener à un niveau de productivité souhaité (par exemple, récupération des sols, amélioration des zones riveraines, rénovation des installations) ou lorsque l'éleveur ou l'agriculteur fournit des services supplémentaires précieux demandés par la ville (par exemple , programmes éducatifs, formation, procédures d'achat (BRC chapitre 2-8). Ce type d'accord doit également respecter les procédures d'achat de la ville (BRC chapitre 2-8).

Avec une licence agricole, la ville autorise un éleveur ou un agriculteur à utiliser une propriété dans un but spécifique. La ville continue de contrôler de nombreux aspects de l'intendance des terres sur la propriété (p. ex., restrictions sur la production de foin au profit des oiseaux des prairies, contrôle de la faune, entretien des clôtures, entretien des infrastructures d'eau, paiement des évaluations de l'eau), tout en autorisant son utilisation. rentable pour la production agricole. L'utilisation autorisée ne transfère pas d'intérêt sur un bien immobilier ; n'est pas transférable ; il est révocable ; et bien qu'elle puisse être exclusive aux fins agricoles décrites, l'utilisation générale de la propriété peut être non exclusive dans le sens où elle est partagée avec d'autres personnes telles que des visiteurs récréatifs. Les licences peuvent être délivrées par le département pour une durée maximale de cinq ans (CBC, art. XII, § 171(a)) ou plus (ne dépassant pas 30 ans) avec l'approbation du conseil municipal.

Avec un profit à prendre, il existe un intérêt sans dépossession sur le terrain, contrairement à une servitude, qui donne au titulaire le droit de prélever les bénéfices d'une récolte agricole sur la propriété de la ville. Cette méthode a généralement été utilisée dans les situations où la ville a eu recours à des obligations municipales pour acquérir une propriété au fil du temps et n'a pas été en mesure de céder un bail.

En vertu d'un bail agricole, la ville, en tant que propriétaire, cède la possession exclusive de la propriété à l'éleveur ou à l'agriculteur, en tant que locataire, pour une durée déterminée en échange d'un paiement périodique. Si l'éleveur ou l'agriculteur respecte les termes du bail, maintient une assurance et effectue ses paiements, le bail reste en vigueur pour la durée. Le bail est exclusif pour la possession de la propriété et transférable, sauf limitation par l'accord spécifique, et la responsabilité du locataire et les limites de possession ou d'utilisation sont précisées plus en détail dans les conditions du bail. Le directeur du département a le pouvoir de conclure des baux agricoles pour une durée maximale de cinq ans (CBC, art. XII, § 171(a)).

Le personnel municipal s'engage à documenter le choix du type d'entente qui devrait être proposé et sa justification dans tout appel de propositions. Cette décision est susceptible d'être modifiée à tout moment en fonction de nouvelles informations, des limites de capacité du personnel ou d'autres considérations, mais ces modifications seront mises à jour sur le site Web de la ville en temps opportun.

Les facteurs à prendre en compte dans la décision sur le type d’accord comprendront :

• État de la propriété pour la productivité agricole ;
• Autres valeurs ou utilisations d’espaces ouverts fournies par la propriété ;
• Désir de transmettre un intérêt pour les biens immobiliers ; et
• Efficacité administrative, rentabilité et capacité du personnel.

Le personnel municipal s’engage à utiliser les directives suivantes pour la méthode d’attribution des propositions scellées par voie concurrentielle :

Contenu de l'appel à propositions

Un appel à propositions émis par la ville comprendra au minimum les informations suivantes :

• Une déclaration selon laquelle la mission sera proposée au proposant responsable dont la proposition représente la meilleure valeur pour la ville en termes de qualité attendue, de recouvrement des coûts et d'efficacité et, par conséquent, est déterminée à préserver au mieux la propriété à des fins agricoles et de production agricole. , en tenant compte des critères énoncés dans l'appel à propositions ;
• Un énoncé des spécifications, des attentes, des exigences de performance, du type d'entente à offrir, de la durée incluant le renouvellement, des exigences en matière d'assurance et de toute instruction particulière relative à l'utilisation agricole de la propriété ;
• Une carte détaillée de la propriété à offrir comprenant des informations telles que les limites de la propriété, les limites de la zone d'utilisation agricole, l'accès, les clôtures, la disponibilité de l'eau, la topographie, les zones tampons et les instructions spéciales pour l'utilisation de la propriété ;
• L'endroit où les copies des plans, devis et autres documents pertinents peuvent être examinées, le cas échéant ;
• Les critères spécifiques et le poids relatif de chaque critère qui seront utilisés pour évaluer les propositions (voir ci-dessous) ;
• Le droit de licence ou le taux de location, ou une fourchette acceptable, et son ajustement dans le temps, auquel l'utilisation de la propriété sera proposée ;
• Les exigences et le calendrier de soumission des propositions, y compris les heures et les lieux de la tournée obligatoire de pré-proposition, les exigences relatives aux soumissions électroniques et papier scellées, y compris une liste de contrôle des éléments à prendre en compte pour la réactivité, l'emplacement ou l'adresse de courrier électronique pour les propositions, seront ouvert; soumission des propositions, l'heure et la date après lesquelles les propositions ne seront plus acceptées pour l'ouverture et l'évaluation, ainsi que l'heure et le lieu où
• Une demande de description de l'expérience en tant qu'éleveur ou agriculteur, y compris les capacités du personnel clé, les capacités de l'équipement, la préparation financière et d'autres informations requises pour évaluer les critères de l'invitation à propositions ;
• Une demande de coordonnées pour des références pouvant inclure les éléments suivants :
  • Propriétaire(s) foncier(s) voisin(s) de l'exploitation actuelle du proposant ;
  • Un propriétaire foncier qui loue ou a accepté de permettre au proposant d'utiliser son terrain ;
  • Un cavalier de fossé ou un commissaire à l'eau qui a travaillé avec le proposant sur son opération actuelle ;
  • Un client ou un acheteur du produit agricole actuel du proposant ;
  • Toute référence similaire supplémentaire qui, selon le proposant, serait utile pour évaluer l'opération proposée ;
• Une demande d'informations concernant l'éligibilité potentielle ou certifiée du proposant en tant que « producteur historiquement mal desservi »* conformément aux directives du ministère de l'Agriculture des États-Unis ;
• Un avis des droits du proposant et des moyens de recours pour faire appel de certaines décisions ;
• Une exigence de reconnaissance des modifications apportées à l'appel à propositions ;
• Un avis indiquant que, bien que des discussions puissent avoir lieu avec les proposants soumettant des propositions ; propositions acceptables, l'attribution peut être effectuée sans aucune discussion ;
• Toute disposition relative à la soumission et à l'examen de demandes multiples ou alternatives
• Une déclaration selon laquelle les proposants doivent comprendre que les informations soumises sont préparées à leurs frais et deviennent un dossier municipal et donc un dossier public et que les proposants doivent accorder une attention particulière aux parties de leur proposition (qui doivent être facilement séparables des parties non confidentielles) qu'ils considèrent être confidentiel et fournir toute justification pour laquelle ces documents, sur demande, ne devraient pas être divulgués par la ville, si le procureur de la ville détermine que ces parties répondent aux exigences de la Colorado Open Records Act ;
• Une exigence de fourniture du nom, de l'adresse, du numéro de téléphone et de l'adresse électronique d'une personne de contact unique pour le proposant ;
• Une déclaration selon laquelle la ville se réserve le droit de rejeter toute proposition ou de renoncer à toute formalité ou irrégularité mineure ; et
• Un modèle d’accord d’utilisation agricole devrait être proposé.

*Un agriculteur ou un éleveur socialement défavorisé, débutant, à ressources limitées ou vétéran.

Critères d’évaluation et notation des propositions

Le personnel municipal s'engage à ce que chaque appel de propositions contienne les critères spécifiques et le poids relatif de chaque critère qui seront utilisés pour évaluer les propositions. En général, cela sera conforme aux critères et à la pondération standard suivants, bien que des exceptions documentées indiquant la justification puissent être faites afin d'offrir la meilleure valeur à la ville pour une propriété spécifique. Les critères standards et leurs pondérations doivent généralement être cohérents avec ce qui suit :

Critère 1 Adéquation de l’opération proposée

Le personnel de la Ville s'engage à utiliser les orientations suivantes pour évaluer les critères énumérés ci-dessus : Le critère (1) est une évaluation de la mesure dans laquelle l'opération proposée correspond aux objectifs généraux de la ville et aux objectifs de gestion du bien. Ceux-ci sont décrits dans l’appel à propositions. Cette évaluation comprend un examen de la manière dont l'exploitation proposée pourrait soutenir les objectifs de gestion dans le contexte du plan de gestion des ressources agricoles. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, si disponibles : informations fournies dans la proposition ; expérience que la ville a eue avec le proposant ; visite sur place d'une propriété gérée par le proposant ; et/ou entretien avec le proposant. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l'équipe d'évaluation de la proposition.

Critère 2 Expérience agricole

Le critère (2) est une évaluation de l’expérience agricole passée pertinente. Ceci est important parce que l'élevage et l'agriculture en Boulder Le comté au sein d'une interface urbaine est difficile, et la ville souhaite minimiser les risques d'échec opérationnel des opérations agricoles sur ses propriétés. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, telles que disponibles : informations et références fournies dans la proposition ; expérience que la ville a eue avec le proposant ; visite sur place d'une propriété gérée par le proposant ; et/ou un entretien avec le proposant. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l'équipe d'évaluation de la proposition.

Critère 3 Équipement disponible

Le critère (3) est une évaluation visant à déterminer si l'opération proposée et les équipements dont le proposant peut démontrer sont conformes. Ceci est important car cela montre une compréhension de l’opération proposée et une capacité à obtenir les ressources nécessaires. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, si disponibles : informations fournies dans la proposition ; expérience que la ville a eue avec le proposant ; visite sur place d'une propriété gérée par le proposant ; et/ou entretien avec le proposant. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l'équipe d'évaluation de la proposition.

Critère 4 Capacité financière démontrée

Le critère (4) est une évaluation visant à déterminer si le proposant a démontré sa capacité à répondre aux exigences financières de l'opération proposée, y compris l'assurance et le montant du paiement. Ceci est important car une faillite financière présente un risque pour la propriété elle-même et pour la capacité de la ville à atteindre les objectifs de la propriété et de son programme agricole global. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, si disponibles : informations fournies dans la proposition ; l'expérience que la ville a eue avec le proposant en termes de compréhension de l'opération proposée ; et/ou entretien avec le proposant. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l’équipe d’évaluation de la proposition.

Critère 5 Producteur historiquement mal desservi et accès à la terre

Le critère (5) vise à encourager les individus ou entités qui sont historiquement des producteurs mal desservis parmi la population d'éleveurs et d'agriculteurs utilisant les terres agricoles de la ville. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, si disponibles : déclarations dans la proposition, autres preuves de certification ou un affidavit notarié. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l’équipe d’évaluation de la proposition.

**Un groupe dont les membres ont fait l'objet de préjugés raciaux ou ethniques en raison de leur identité en tant que membres d'un groupe sans égard à leurs qualités individuelles.

***Un agriculteur ou un éleveur qui a été libéré honorablement de l'armée, de la marine, du corps des marines, de l'armée de l'air ou de la garde côtière des États-Unis au cours des 10 dernières années.

Critère 6 Diversité et inclusion

Le critère (6) vise à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de la population d’éleveurs et d’agriculteurs utilisant les terres agricoles de la ville et de la communauté au sens large. Ce critère sera évalué et noté sur la base des informations suivantes, si disponibles : informations fournies dans la proposition ; expérience que la ville a eue avec le proposant ; visite sur place d'une propriété gérée par le proposant ; et/ou entretien avec le proposant. Des conseils pour la notation sont fournis dans le tableau suivant. Les propositions peuvent inclure des informations incluses dans les lignes directrices pour différents niveaux de notation. Les notes seront finalement déterminées par le jugement professionnel des évaluateurs individuels et de l’équipe d’évaluation de la proposition.

Avis d'invitation

Le superviseur de la gestion agricole s'engage à publier au moins une fois un avis concernant tout appel d'offres dans un journal à grand tirage de la ville et à envoyer cet avis à une liste d'usagers agricoles intéressés (décrite ci-dessous). Le délai de préparation des propositions sera fixé de manière à donner aux proposants potentiels un délai raisonnable pour préparer leurs propositions, avec un minimum de vingt et un jours calendaires à compter de la date de l'avis d'invitation jusqu'à la date à laquelle les propositions doivent être soumises (sauf dérogation écrite du directeur comme pour une nouvelle sollicitation). L'avis contiendra :

• Une description de la ou des propriétés agricoles offertes à des fins agricoles ;
• L'endroit où les copies des plans, devis et autres documents pertinents peuvent être examinées, le cas échéant ;
• Un lien ou une adresse Web vers l'appel à propositions ;
• Le(s) moment(s) et lieu(s) de rendez-vous pour une visite obligatoire de la propriété avant la proposition ;
• L'heure et le lieu de soumission de toute question de clarification sur l'appel à propositions, à laquelle tous les proposants potentiels doivent répondre par écrit ;
• La date limite et le lieu de réception des propositions ;
• L'heure et le lieu où les propositions seront ouvertes ;
• La date prévue à laquelle la ou les propriétés agricoles seront offertes à des fins agricoles ;
• Une déclaration selon laquelle la ville se réserve le droit de rejeter toute proposition ou de renoncer à toute formalité ou irrégularité mineure ;
• Une déclaration selon laquelle la proposition est préparée aux frais du proposant et devient un dossier municipal et donc un dossier public ; et
• Une déclaration de disponibilité pour les proposants potentiels à ajouter à la liste des parties intéressées à l'utilisation agricole.

Le personnel municipal s'engage à maintenir une liste des parties intéressées à l'utilisation agricole qui aimeraient recevoir un avis sur les possibilités d'utilisation agricole des propriétés municipales. Toute personne peut demander et être ajoutée à cette liste à tout moment en s'inscrivant via le site de la ville ou par courrier adressé au département. Une personne figurant sur la liste des parties intéressées à l'utilisation agricole peut être radiée de la liste par le personnel municipal si elle ne répond pas à un appel de propositions lors de trois invitations consécutives de ce type. Une déclaration « Aucune proposition » sur une proposition retournée sera considérée comme une réponse, et un nouvel ajout à la liste peut être demandé par écrit à tout moment.

Visite(s) de pré-proposition obligatoire(s)

Pour chaque propriété offerte à des fins agricoles, le personnel de la Ville s'engage à organiser une ou plusieurs visites préalables obligatoires sur le site (sauf dérogation écrite du directeur, par exemple pour une nouvelle sollicitation). Tous les proposants potentiels, ou un représentant identifié, doivent assister à au moins une des visites. Le personnel municipal s'engage à effectuer la visite pour orienter les proposants potentiels vers la propriété, répondre aux questions sur les possibilités d'utilisation agricole et expliquer les exigences de la proposition. Le personnel municipal s'engage à essayer d'avoir, si possible, d'autres personnes connaissant l'histoire de la propriété, ou disponibles pour répondre aux questions soumises. La tournée de pré-proposition obligatoire aura lieu suffisamment longtemps après l'émission de l'avis d'invitation pour permettre aux proposants potentiels de se familiariser avec les documents d'appel à propositions, mais suffisamment avant l'ouverture des propositions pour permettre l'examen des résultats de la tournée de pré-proposition. dans la préparation des propositions. Rien de ce qui est déclaré par le personnel lors de la visite préalable obligatoire aux propositions ne modifiera les exigences ou le contenu de l'appel à propositions, à moins qu'un changement ne soit apporté par amendement écrit. Le personnel s'engage à préparer un résumé, une transcription ou un enregistrement audio de la visite et à le mettre à disposition en le publiant sur le site Web de la ville. Un registre des présences sera conservé pour toutes les visites préalables obligatoires et publié sur le site Web de la ville.

Questions et modifications aux invitations à propositions

Les questions de clarification importantes soumises par écrit au moment et à l'endroit indiqués sur l'appel à propositions recevront une réponse écrite du personnel municipal. Les questions de clarification et leurs réponses seront envoyées à toutes les personnes ayant fourni leurs coordonnées lors de la ou des visites obligatoires de pré-proposition. Rien de ce qui est déclaré par le personnel lors de la visite préalable obligatoire aux propositions ne modifiera les exigences ou le contenu de l'appel à propositions, car seules les réponses écrites aux questions de clarification ou à une modification peuvent le faire. Les amendements seront distribués dans un délai raisonnable pour permettre aux proposants potentiels de les prendre en compte lors de la préparation de leurs propositions, sinon le délai jusqu'à ce que les propositions soient reçues devrait être modifié. Toutes les modifications seront publiées sur le site Internet de la ville.

Ouverture des propositions

Dès réception, le personnel de la Ville s'engage à ce que chaque proposition ou modification de proposition soit effectuée avant l'ouverture des propositions. seront horodatés, mais non ouverts, et seront conservés dans un endroit sécurisé jusqu'à l'ouverture des propositions. Le personnel ne divulguera l’identité d’aucun proposant avant l’ouverture des propositions.

Les propositions seront ouvertes publiquement par le gestionnaire des ressources et de l'intendance ou la personne désignée à l'heure et au lieu indiqués dans l'avis d'appel à propositions. Les propositions reçues après la date limite de soumission indiquée sur l'avis (sauf modification) seront considérées comme non recevables et ne seront ni ouvertes ni examinées, et les proposants de ces propositions seront informés de cette décision.

L'ouverture des propositions sera ouverte au public et se fera en présence d'au moins trois membres du personnel qui ne feront pas partie de l'équipe d'évaluation des propositions. Les membres de l’équipe d’évaluation des propositions n’assisteront pas à l’ouverture pour préserver leur indépendance. Chaque proposition sera lue à haute voix comme suit : nom du proposant, propriété d'intérêt, nombre de pages de la proposition et autres informations jugées appropriées. Ces informations seront publiées sur le site Internet de la ville généralement dans les 24 heures suivant l'ouverture.

Les propositions ne seront pas disponibles pour examen par le public lors de l’ouverture. Toutes les propositions recevables seront publiées sur le site Web de la ville une fois l'évaluation des propositions terminée et une fois déterminé par le procureur de la ville si les informations demandées doivent être gardées confidentielles, le cas échéant.

Réactivité des propositions

Une proposition recevable est une proposition qui est conforme à toutes les exigences matérielles de l'appel à propositions, telles que déterminées par les membres de la proposition, notamment : l'équipe d'évaluation. Les considérations concernant la réceptivité d’une proposition doivent inclure :

• Présence du proposant ou d'un représentant identifié à l'une des visites obligatoires de pré-proposition ;
• Le respect de toutes les exigences matérielles de l’appel à propositions ;
• Soumission de la proposition sous la forme spécifiée dans l'appel à propositions, y compris les signatures requises ;
• Soumission de la proposition avant la date limite et à l'endroit ou à l'adresse électronique spécifiés dans l'appel à propositions ou l'amendement ;
• Soumission de toutes les autres informations requises par l’appel à propositions ou modifications ; et 25
• Soumission de toutes les déclarations d’information requises.

Dès que possible et généralement dans les 24 heures suivant une décision de non-conformité, le personnel s'engage à informer le proposant de la raison de cette décision. Toutes les décisions non recevables peuvent faire l'objet d'un appel par écrit, comme indiqué ci-dessous dans la section sur les décisions en appel. Si la non-conformité est jugée mineure, le personnel peut choisir de travailler avec le proposant pour résoudre la lacune et permettre l'évaluation de la proposition.

Évaluation des propositions

L'offre d'une opportunité d'utilisation agricole, le cas échéant, sera faite au proposant responsable dont la proposition représente la meilleure valeur pour la ville en termes de qualité et d'efficacité attendue et, par conséquent, est déterminée à préserver au mieux la propriété à des fins agricoles et agricoles. production, en tenant compte des critères énoncés dans l’appel à propositions. Lors de l'évaluation des propositions, le personnel prendra uniquement en compte les critères énoncés dans l'appel à propositions et toute modification apportée à cet appel.

Les propositions seront examinées et notées par une équipe d'évaluation des propositions composée d'au moins quatre personnes possédant des connaissances, une expertise et une expérience suffisantes pour procéder à une évaluation juste et raisonnable. L'équipe d'évaluation des propositions doit comprendre au moins un membre du personnel qui n'a pas participé à la visite préalable obligatoire aux propositions. L'équipe peut comprendre des personnes qui ne sont pas employées par le ministère. L'équipe ne comprendra pas le directeur ou le responsable des ressources et de l'intendance afin de maintenir l'indépendance en matière d'approbations, d'examens et d'évaluation des appels des décisions.

Les responsabilités des membres de l’équipe d’évaluation des propositions exigent qu’ils :

• Divulguer tout conflit d’intérêts réel ou apparent et se retirer de l’équipe, le cas échéant ;
• Lire l'appel à propositions et tout addenda ;
• Lire et évaluer chaque proposition indépendamment des autres membres de l'équipe ;
• Garder les notes confidentielles lors de la notation individuelle avant de signer et de dater l'œuvre ;
• Ne discutez pas des propositions en dehors des réunions d’équipe avant une recommandation ;
• Marquez des points de manière constante ; et
• Assistez à toutes les réunions d’équipe, discussions ou entretiens.

Chaque évaluateur de l'équipe d'évaluation des propositions s'engage à utiliser des feuilles de notation ou d'autres formulaires d'évaluation écrits pour noter initialement et indépendamment chaque proposition. Les évaluateurs signeront et dateront chacune de leurs feuilles d’évaluation. Les notes des évaluateurs seront influencées par la discrétion professionnelle de chaque évaluateur et par l’interprétation des objectifs de gestion déclarés et des informations soumises dans les propositions de direction. Les notes initiales peuvent être modifiées après une discussion en équipe et les notes modifiées enregistrées sur des feuilles de notation modifiées, mais des copies de toutes les feuilles de notation initiales et modifiées ou des formulaires d'évaluation seront conservées.

L'équipe d'évaluation des propositions évaluera toutes les propositions recevables et pourra choisir de vérifier les références et/ou de participer à des discussions et/ou de visiter des propriétés existantes gérées par le proposant avec une ou plusieurs des propositions initialement les mieux classées afin de favoriser la compréhension des exigences de la ville et des propositions et capacités des proposants. L'équipe d'évaluation de la proposition peut choisir d'interroger un sous-ensemble compétitif de proposants pour clarifier les informations soumises dans une proposition de gestion. Le personnel municipal s'engage à accorder un traitement équitable aux proposants en ce qui concerne toute opportunité de vérification des références, d'entretiens ou de discussions et/ou de révisions des propositions, mais ces activités peuvent être limitées à un sous-ensemble compétitif de proposants sur la base d'un classement initial des propositions. . L'équipe d'évaluation modifiera uniquement les notes et les fiches de notation des proposants qui ont été interrogés ou inclus dans le sous-ensemble de proposants de la gamme compétitive.

Offre de cession

L'équipe d'évaluation des propositions s'engage à fournir un classement de toutes les propositions recevables et une recommandation d'offre au gestionnaire des ressources et de l'intendance pour approbation. Chaque recommandation d'offre comprendra au minimum une justification de la sélection, des informations sur les efforts visant à négocier un meilleur rapport qualité-prix pour la ville et toutes conditions particulières à inclure dans l'offre en plus de la proposition.

En cas d'approbation, le gestionnaire des ressources et de l'intendance demandera au superviseur de l'intendance agricole d'offrir une mission au proposant recommandé. S’il est accepté, le superviseur de l’intendance agricole préparera un accord, conformément aux termes de l’appel de propositions et de la proposition soumise, pour l’approbation du gestionnaire des ressources et de l’intendance, du directeur et/ou du directeur municipal, selon les besoins. S’il n’est pas accepté, le superviseur de l’intendance agricole demandera l’approbation du gestionnaire des ressources et de l’intendance pour proposer un accord sur la proposition classée suivante. Le personnel municipal s'engage à informer tous les proposants qui ont soumis des propositions non retenues des résultats et à leur accorder suffisamment de temps pour protester avant de finaliser l'accord.

Immédiatement après l'approbation de la mission par le directeur et le directeur municipal, le personnel mettra à jour le site Web de la ville avec les résultats, y compris un résumé de la notation de toutes les propositions et des copies des propositions reçues. Il est de la responsabilité du proposant de fournir des données et des informations exactes dans ses propositions soumises. De fausses certifications ou des représentations inexactes peuvent amener la ville à annuler son offre de cession ou à résilier un bail.

Le personnel municipal s’engage à utiliser les directives suivantes pour la méthode d’attribution négociée.

Discussions préliminaires

Le personnel municipal peut engager des discussions préliminaires avec un éleveur ou un agriculteur qui pourrait être intéressé à utiliser une propriété municipale à des fins agricoles afin d'explorer la faisabilité d'une cession négociée proposée.

Négociations

Le personnel municipal peut négocier avec des éleveurs ou des agriculteurs qualifiés concernant les conditions d'une offre d'affectation proposée. Ils s'engagent à conserver un compte rendu écrit de la conduite des négociations et la base de toute décision de poursuivre ou de suspendre les négociations avec chaque éleveur ou agriculteur qualifié. Le personnel municipal peut demander une proposition à l'éleveur ou à l'agriculteur qualifié pour servir de base à une offre d'affectation.

Toute partie intéressée peut demander un recours administratif pour une détermination des actions de cession agricole suivantes décrites dans les présentes lignes directrices :

• Choix de la méthode d'affectation
• Sélection ou non-sélection d'un éleveur ou d'un agriculteur

L'appelant doit soumettre son appel par écrit au directeur de l'OSMP dans les cinq jours ouvrables suivant la publication de l'avis d'affectation ou des résultats de la proposition sur le site Web de la ville. Tous les recours écrits doivent être envoyés par courrier électronique à OSMPAgLeasing@bouldercolorado.gov.

Un recours contre le choix de la méthode d'affectation doit indiquer brièvement et succinctement la raison pour laquelle la décision n'est pas conforme aux lignes directrices.

Reconnaître que même s'il existe naturellement une certaine variabilité et discrétion dans l'interprétation des propositions et dans l'application de critères à celles-ci, en particulier lorsque plusieurs évaluateurs sont impliqués, une erreur peut parfois être commise. Par conséquent, un appel concernant la sélection ou la non-sélection d'un éleveur ou d'un agriculteur doit indiquer brièvement et succinctement les motifs sur lesquels l'appelant estime que la décision est erronée, sur la base des lignes directrices de la ville. L'offre de la propriété sera suspendue en attendant la décision du directeur ou de son délégué.

Le directeur, ou son délégué, examinera l'appel, mais devra le faire en s'appuyant sur les documents existants. Puisqu’il s’agit d’un examen administratif, les nouvelles informations et les ouï-dire ne seront pas pris en compte. Le directeur, ou son délégué, doit prendre une décision dans les plus brefs délais (dans les trente jours), y compris les raisons sur lesquelles elle est fondée, et fournir une copie de cette décision à l'appelant et aux autres parties concernées.

La décision du directeur ou du délégué sera définitive.

Dernière mise à jour : janvier 2021