Conseil d'administration de l'espace ouvert

De nouvelles vidéos seront mises en ligne dans les trois jours ouvrables suivant chaque réunion.

Règles de procédure
Conseil d'administration de l'espace ouvert

Article I Attentes et conduite des administrateurs

1. Les administrateurs doivent exercer leurs fonctions conformément à la Charte de la ville, article XII, sections 174 et 175 ; et BRC 2-7, 2-3-1 et 2-3-9.
2. Les administrateurs doivent se comporter avec un décorum approprié et traiter leurs collègues membres du conseil et du personnel avec respect à tout moment.
3. Il est attendu des administrateurs qu'ils s'acquittent de leur mission auprès du public en participant régulièrement aux réunions administratives et extraordinaires, aux séances d'étude, aux sorties scolaires et aux journées de réflexion du Conseil. Toutes ces activités font partie intégrante des activités du Conseil d'administration de l'Open Space (l'« OSBT » ou le « Conseil ») et sont incluses dans les exigences de présence.
4. Si un administrateur ne parvient pas à répondre aux attentes de service décrites ci-dessus, le conseil peut voter pour recommander au conseil municipal la révocation de cet administrateur pour non-assiduité à ses fonctions.

Article II officiers

1. Le conseil élit les dirigeants lors de sa première réunion ordinaire après que le conseil municipal a procédé à sa nomination annuelle de nouveaux membres du conseil, ou à tout autre moment où il peut devenir nécessaire d'élire des dirigeants.
2. Le président accepte les candidatures de l’assemblée pour les postes de président, de vice-président et de secrétaire à élire.
3. Le président préside toutes les réunions et audiences publiques du Conseil ; il statue sur tous les points d'ordre ou de procédure ; et peut participer à la préparation des rapports spéciaux. Son mandat est généralement d'un an ; toutefois, si le Conseil le décide, le président peut présider deux mandats successifs. 4. Le vice-président assume les fonctions du président en son absence. Afin de faciliter la transition, le vice-président participera aux réunions d'établissement de l'ordre du jour à compter de janvier de chaque année.
4. Le secrétaire est responsable de la tenue des dossiers du conseil et s'acquitte des autres tâches que le conseil peut exiger et est généralement le directeur du département des espaces ouverts et des parcs de montagne (directeur) ou son délégué.

Article III Réunions

1. Le conseil d'administration se réunit régulièrement au moins une fois par mois. Une réunion a généralement lieu le deuxième mercredi de chaque mois. Si une deuxième réunion est jugée nécessaire, elle a généralement lieu le quatrième mercredi du mois. Les réunions ont généralement lieu au bâtiment municipal de Penfield Tate II ou au bureau de l'administration des espaces verts et des parcs de montagne. Toutefois, d'autres lieux peuvent être utilisés si nécessaire et après en avoir été informé. Le président et le directeur peuvent convenir de renoncer à une réunion si la situation le justifie.
2. Des séances d'étude du Conseil peuvent être organisées si nécessaire, à la demande du personnel des Espaces verts et des Parcs de montagne, du Président ou du Conseil municipal. Ces séances peuvent se tenir à l'heure et dans le lieu public désignés par le Président et le Directeur, à condition qu'un préavis soit donné au public et à chaque membre, conformément à l'article 2-3-1 du BRC 1981. L'objectif d'une séance d'étude est uniquement d'information et de discussion, et aucun vote sur les décisions n'y est pris. Les séances d'étude sont ouvertes au public ; toutefois, aucune participation du public n'est autorisée, sauf demande expresse du Président.
3. Des réunions spéciales du Conseil aux fins de participation du public et d'action du Conseil peuvent être convoquées par trois membres du Conseil comme prévu à l'article 174 de la Charte de la ville, article XII.
4. Des sorties sur le terrain peuvent être programmées par le président et le directeur.
5. La participation en personne aux réunions est privilégiée. Après en avoir informé le président et le directeur, et si la technologie le permet, la participation virtuelle aux réunions est autorisée.

6. L'ordre du jour de toutes les réunions ordinaires du Conseil sera généralement le suivant :

   1. Appel à l'ordre et appel nominal
   2. Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes
   3. Participation du public pour les éléments non identifiés pour une audience publique
   4. Ordre du jour de consentement (après approbation du directeur et du président)
   5. Points d'audience publique
   6. Affaires du ministère
   7. Questions du Conseil
   8. Ajournement

   Toutefois, les ordres du jour peuvent être ajustés à la discrétion du directeur ou du président.

7. Toutes les réunions du Conseil seront ouvertes au public et annoncées publiquement conformément aux lois sur les réunions publiques du Colorado, section 24-6-401 et suivantes, avant chaque réunion, et le processus de réunion sera tel que décrit dans la ville de Boulder Charte, article XII, sections 174, 175 et 177.
8. Le président dirigera la réunion conformément aux règles de décorum de la ville.
9. Participation du public.
   1. La participation du public est normalement limitée à trois minutes par orateur et par point. Toutefois, le président peut fixer le temps de parole de tous les intervenants lors de la participation publique, en fonction du nombre d'intervenants et du temps disponible. Tous les orateurs souhaitant partager leur temps doivent être présents, et le temps alloué sera déterminé par le président, sans dépasser dix minutes au total. Il est demandé aux orateurs de ne pas répéter les points abordés par les précédents, sauf pour exprimer des points d'accord ou de désaccord.
   2. En général, les questions de suivi des membres du conseil aux membres de la communauté qui prennent la parole lors de toute participation publique se limiteront à des questions de clarification.
   3. Le président contribuera à soutenir et à défendre la vision de la ville en matière de dialogue civique productif et inclusif. 10. La majorité du conseil peut déléguer ou nommer le président et/ou d'autres membres du conseil pour aider à la présentation des recommandations du conseil au directeur municipal ou au conseil municipal. Toute présentation d'une recommandation doit également inclure un bref résumé de toute dissidence.
10. La majorité du conseil peut déléguer ou nommer le président et/ou d'autres membres pour les aider à présenter leurs recommandations au directeur municipal ou au conseil municipal. Toute présentation de recommandation doit également inclure un bref résumé de toute dissidence.

Article IV Agendas

1. Le Directeur fournit aux membres du Conseil les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
2. Une partie intéressée demandant du temps à l'ordre du jour doit présenter le sujet proposé à l'ordre du jour par écrit au directeur avec un préavis suffisant (généralement un mois) afin d'être prise en compte dans le calendrier du conseil d'administration « perspectives sur trois mois ».
3. Le directeur et le président peuvent reporter ou reprogrammer certains sujets en suspens à l'ordre du jour jusqu'à ce qu'un temps de réunion suffisant soit disponible pour permettre au conseil d'examiner correctement ces sujets.
4. Le directeur et le président s'efforceront d'établir des ordres du jour permettant aux réunions de se terminer dans un délai raisonnable. L'objectif du conseil est que les réunions soient levées avant 9 h. Les points à l'ordre du jour qui n'ont pas encore commencé à 00 h ne peuvent être abordés lors de cette réunion, sauf par un vote majoritaire des membres du conseil présents.
5. Le personnel s'efforcera de soumettre aux membres du Conseil des rapports détaillés, incluant l'ordre du jour des réunions et les informations sur les points à l'ordre du jour, au moins cinq jours avant la réunion. Ces rapports doivent être suffisamment détaillés pour fournir aux membres du Conseil des informations de base sur chaque point à l'ordre du jour et une description adéquate des problèmes, afin que les membres puissent être prêts à examiner le sujet lors de la réunion du Conseil sans avoir à examiner longuement les informations de base sur ces sujets.
6. En règle générale, les sujets de fond nécessitant un temps considérable ou une préparation importante du personnel doivent être présentés un mois à l'avance dans le calendrier trimestriel de l'OSBT, fourni dans le dossier mensuel du Conseil. En cas de modification de ce calendrier, le Conseil sera informé un mois à l'avance par l'intermédiaire du président et/ou du directeur.
7. Les modifications apportées aux ordres du jour ou au calendrier, ainsi que les raisons de ces modifications, seront communiquées au Conseil par l’intermédiaire du Directeur dans les meilleurs délais.
8. Ordre du jour de consentement – ​​les points d’action nécessitant moins de discussion ou qui ne sont pas considérés comme controversés peuvent être inscrits à l’ordre du jour de consentement, dont la procédure sera la même que celle adoptée par le conseil municipal.

Article v Commissions

1. Le Conseil peut créer les comités qu’il juge opportuns et attribuer à chaque comité des tâches ou des fonctions spécifiques.
2. Le président désigne les membres de chaque comité. Les membres du comité élisent leur président.
3. Aucun membre du Conseil ne peut être tenu de siéger simultanément à plus de deux comités.

Article VI Enregistrements

1. Le secrétaire tient un registre précis de toutes les études, plans, rapports et recommandations du Conseil, ainsi que de l'exercice de ses fonctions et responsabilités. De plus, les procès-verbaux des réunions du Conseil consignent les décisions prises et les mesures prises, ainsi que les sujets abordés lors des discussions, mais pas tous les points soulevés lors des discussions ayant motivé les décisions. Les procès-verbaux des réunions servent de registre officiel des comptes rendus et des délibérations du Conseil. Les avis minoritaires sont rédigés par le(s) membre(s) à l'origine des décisions et transmis au secrétaire pour inclusion dans les procès-verbaux.
2. Les dossiers de l'OSBT doivent être accessibles au public conformément à la loi sur les dossiers publics de l'État.

Article VII Intérêts des membres

1. Les membres du conseil qui ont un conflit d’intérêts et estiment que la participation aux délibérations conformément à l’article 2-7-1 et suivants du BRC constitue un conflit d’intérêts doivent se disqualifier de la discussion et du vote.
2. Les membres du Conseil qui comparaissent devant des organismes ou des responsables dûment constitués ou qui leur écrivent ne peuvent représenter le Conseil en tant que représentant officiel, sauf si le Conseil les a désignés par consensus, lorsque, à sa discrétion, il souhaite exprimer son point de vue sur les activités de l'Open Space ou sur les politiques susceptibles de l'affecter. Si le Conseil n'est pas entièrement d'accord sur la question examinée, aucune représentation de l'ensemble du Conseil n'est autorisée.
3. Chaque fois qu'un membre du Conseil exprime une opinion personnelle aux médias sur un sujet traité, il doit préciser qu'il s'agit d'un point de vue personnel et non représentatif du point de vue des autres membres. Les opinions exprimées par les membres du Conseil doivent être soigneusement examinées, le Conseil étant composé de cinq membres.

Article VIII Adoption

1. Le présent règlement intérieur peut être modifié par un vote affirmatif de trois membres du Conseil, à condition que la modification proposée ait été soumise par écrit à chaque membre du Conseil au moins trois jours avant la réunion prévue.

   Voté et adopté par le conseil d'administration de l'Open Space ce 6 décembre 2023.