Chaque service de la ville a des besoins uniques et est donc le principal responsable de ses décisions d'achat. Nous ne maintenons pas de liste de fournisseurs approuvés. Au lieu de cela, chaque département devrait faire ses choix d'achat en fonction du prix, de la disponibilité, de la qualité et de la valeur globale pour la ville. La Direction des Achats fait partie de la Direction Financière et aide à coordonner l'activité d'achat et à examiner l'activité d'achat du département pour la conformité aux procédures d'achat.
Organisation des achats
Conditions d'achat
Les procédures d'achat sont régies par Boulder Code révisé (Ordonnance sur les achats). En général, les exigences suivantes s'appliquent aux achats de la Ville :
Montant | Exigence d'achat |
---|---|
Jusqu'à 9,999 $ | Les achats comparatifs par le service utilisateur sont recommandés |
10,000 $ - 49,999 $ | Un minimum de 3 offres ou devis informels gérés par le service utilisateur est requis |
50,000 XNUMX $ et plus | Appel d'offres formel requis et géré par le service des achats |
Toutes les sollicitations formelles seront publiées et gérées via Bidnet (également connu sous le nom d'achat électronique Rocky Mountain). Pour accéder à nos documents de sollicitation sur Bidnet, vous devrez vous inscrire en tant qu'utilisateur en utilisant un abonnement gratuit ou payant. Un avis d'enchères formelles sera également publié dans la rubrique Mentions légales du journal Daily Camera.
Plans de soumission et spécifications
Les plans et spécifications officiels, mis à jour et précis pour les offres formelles ne sont disponibles que sur le site Web de Bidnet. Dans la plupart des cas, les réponses des fournisseurs aux sollicitations doivent également être soumises via le site Web de Bidnet.
Les plans et devis reçus par l'intermédiaire de « salles de plans » tierces ne sont pas des devis officiels. Les plans et devis obtenus via les "plan-rooms" peuvent ne pas être à jour, précis et ne doivent pas être utilisés pour formuler une réponse à une sollicitation.
Paiement
Les fournisseurs doivent soumettre les factures directement au service qui a reçu les biens/services. Les paiements aux nouveaux fournisseurs ne seront pas effectués tant que le fournisseur n'aura pas soumis un formulaire W-9 dûment rempli et un formulaire d'informations sur le fournisseur à notre service des comptes fournisseurs.
Les factures doivent :
- inclure l'adresse IRS du vendeur pour le versement
- indiquer le numéro du bon de commande,
- détailler le bien et/ou le service qui a été fourni
- indiquer le département désigné
- être uniquement pour les biens livrés ou les services rendus
- ne pas être combiné avec deux commandes ou plus
La Ville paiera les expéditions partielles si elles sont facturées pour un bien ou un service qui a déjà été livré.
Pour plus d'informations sur le paiement des factures, contactez le service qui a reçu le bien/service. Si les problèmes ne peuvent pas être résolus avec le service utilisateur, contactez le service des comptes fournisseurs.
Livraisons
Tous les frais d'expédition doivent être payés par le vendeur ou prépayés et ajoutés à la facture. Si un bon de commande a initié l'expédition, les documents d'expédition doivent inclure le numéro du bon de commande.
Statut d'exonération fiscale
La Ville de Boulder est exonéré des taxes fédérales, étatiques et locales. Les prix sur les offres doivent permettre ce statut, sauf indication contraire. La principale exception à cette norme concerne les contrats de construction où l'entrepreneur est considéré comme l'acheteur à des fins fiscales. Par conséquent, les taxes municipales doivent être incluses dans les offres de construction. Les numéros d'exonération fiscale de la Ville sont les suivants :
Agence fiscale | Numéros d'exonération fiscale |
---|---|
National | Un-138553 |
État du Colorado | 98-03489 |
Ville de Boulder | 20225997 |
Numéro d'identification de l'employeur fédéral | 84-6000566 |
Accessibilité numérique pour les fournisseurs
La Ville de Boulder s'engage à favoriser une culture qui favorise l'inclusion et l'accessibilité numériques pour tous. Cela inclut l'accessibilité numérique, pour laquelle la ville est légalement tenue d'adhérer aux directives pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) niveaux A et AA.
Sur Juin 30, 2021, Colorado HB21-1110 renforcé la loi du Colorado pour la protection contre la discrimination à l'égard des personnes handicapées ; plus précisément, cela exige que toutes les technologies de l’information et des communications soient accessibles. Nouvelles règles fédérales mettent en œuvre des exigences similaires.
Pour être conforme, toutes les expériences numériques applicables fournies par nos fournisseurs partenaires doivent répondre aux critères de réussite de niveau A et AA du version actuelle non-projet des lignes directrices pour l'accessibilité du contenu Web (WCAG).
En savoir plus sur nos exigences en matière d'accessibilité numérique pour les fournisseurs
Produits recyclés et respectueux de l'environnement
La Ville de Boulder encourage les ministères à utiliser des produits recyclés et écologiques dans la mesure du possible et exige que certains produits soient achetés sous forme recyclée.