Obligaciones y responsabilidades esenciales
Los miembros del panel de subvenciones desempeñan un papel fundamental en la concesión de subvenciones para la Ciudad de Boulder y la Boulder Comisión de Artes. Al hacerlo, los miembros del panel de subvenciones contribuyen a la vitalidad cultural y artística de nuestra comunidad y al papel de las artes en el avance de los planes y objetivos a largo plazo de la ciudad.
Cada panel de subvenciones incluirá un mínimo de cinco miembros con derecho a voto. Un comisionado de artes asistirá a cada reunión de discusión de revisión para observar el proceso como participante ex officio, sin derecho a voto. Personal de la ciudad de Boulder No se podrá designar a ningún miembro del comité de subvenciones. El mandato del comité de subvenciones es de dos años y los miembros del comité deben vivir en Colorado.
Para que el proceso de selección sea exitoso, se requiere la participación plena de cada miembro del panel de subvenciones. El número requerido de reuniones se mantendrá al mínimo, generalmente no más de seis, incluida la capacitación. Es importante que cada miembro asista a todas las reuniones programadas. También se espera que los panelistas respondan la correspondencia por correo electrónico de manera oportuna y deben cumplir con los plazos de calificación y de reuniones establecidos por el cronograma de subvenciones de la Comisión.
Confidencialidad
Dada la naturaleza confidencial de los materiales de la subvención, las reuniones del panel de discusión de subvenciones son a puerta cerrada. Se tomarán actas de las reuniones del panel y se proporcionarán a las organizaciones o personas que las soliciten formalmente. Ciudad de Boulder Los procedimientos están sujetos a la Ley de Registros Abiertos de Colorado §24-72-204(3)(a)(IV), CRS
Los nombres de los miembros de cada comité de evaluación de subvenciones son información pública, incluso para los solicitantes que puedan estar siendo considerados. Sin embargo, el comité permanece aislado hasta la fecha de la decisión. Se les indicará a los solicitantes que no se comuniquen con los miembros del comité fuera de las reuniones programadas regularmente con respecto a cualquier proceso de selección o decisión. Cualquier comunicación de este tipo podría descalificar al solicitante. Toda la correspondencia entre los solicitantes y los miembros del comité de evaluación deberá canalizarse a través de la Oficina de Artes y Cultura para garantizar la imparcialidad del proceso de selección.
Conflicto de intereses
Los miembros del panel de subvenciones deben cumplir con las normas de la ciudad. BoulderLa política de la ciudad sobre normas de conflicto de intereses establece que los miembros de los comités de subvenciones deben estar atentos para evitar cualquier acción que pudiera interpretarse como un uso de su cargo para beneficio personal o para sus familiares y empleadores. Se prohíbe la participación en comités o grupos para promover intereses propios o los de cualquier organización con la que estén afiliados. Boulder La política sobre conflictos de intereses se puede encontrar aquí: https://bouldercolorado.gov/media/5798/download?inline
Los conflictos de interés se tratan además en el Título 2, Capítulo 7 de la ley. Boulder El Código revisado establece que las personas no deben participar en ninguna decisión que pueda afectarles económicamente a ellas, a un miembro de su familia inmediata o a su empleador. Un conflicto de intereses también puede incluir conflictos no financieros, como una relación cercana con alguna de las partes involucradas en una decisión, una asociación prolongada con organizaciones o personas implicadas, o cualquier otra situación que genere una clara apariencia de irregularidad.
Si un solicitante al panel de subvenciones está relacionado con un solicitante particular bajo consideración de una de las maneras mencionadas anteriormente, se le solicita que declare que tiene un conflicto de intereses y que se abstenga de discutir o votar sobre cualquier decisión en la categoría de subvención en la que se ha presentado ese solicitante.
Se espera que los miembros del panel de subvenciones conozcan el trabajo de algunos artistas y organizaciones artísticas que solicitan ser considerados para recibir subvenciones. Dicho conocimiento por sí solo no constituye un conflicto de intereses, como tampoco lo constituye el patrocinio, como asistir a eventos, donar o comprar entradas o poseer una obra de un solicitante que la presenta.
En desarrollo de esta política, cada persona cubierta por la misma deberá actuar de acuerdo con las siguientes pautas. Estas pautas no son excluyentes y la política también se aplicará a situaciones no necesariamente contempladas por las pautas:
- Se espera que un miembro del panel de subvenciones sirva a la ciudad en general y represente los mejores intereses de la ciudad y su desarrollo cultural.
- Un miembro del panel de subvenciones puede participar en actividades apoyadas por fondos de la Comisión de Artes.
- Un miembro del panel de subvenciones se excusará de deliberar y recomendar cualquier solicitud con respecto a la cual no pueda o crea que no puede ejercer un juicio imparcial, incluso si esta política no lo exige de otra manera.
- Un miembro del panel de subvenciones deberá abandonar la sala durante la discusión y votación de cualquier solicitud o cualquier acción que afecte a cualquier organización en la que esté empleado o con la que esté afiliado.
- Ningún miembro del panel de subvenciones recibirá beneficio de ningún tipo a cambio de tomar acción en su calidad de miembro, ni recibirá remuneración alguna de ninguna fuente como pago por servicios en esa calidad, siempre que reciba un reembolso de la Comisión de Artes o por los gastos reales adelantados en relación con esos servicios.
- Un miembro del panel de subvenciones deberá tener en cuenta sus relaciones personales cercanas, como matrimonio, membresía en juntas directivas y afiliaciones pasadas, a fin de evitar cualquier apariencia de un conflicto de intereses que surja de esas relaciones.
Trabajo de los miembros del panel de subvenciones
Éstos son los trabajos que se espera que los miembros del panel de subvenciones realicen.
- Aceptar participar en el panel de subvenciones durante dos años.
- Asistir a todas las reuniones y capacitaciones y participar en las discusiones con el panel completo para garantizar que se tomen decisiones completamente informadas y bien pensadas. Habrá aproximadamente seis reuniones en 2026: una reunión de orientación y cinco reuniones durante los procesos de subvención para analizar las solicitudes. También puede haber capacitaciones autoguiadas proporcionadas por el personal. También se espera que los panelistas respondan a la correspondencia por correo electrónico de manera oportuna y deben cumplir con los plazos de calificación y de reuniones establecidos por el cronograma de subvenciones de la Comisión.
- Revisar las solicitudes y calificarlas de acuerdo con el sistema de puntuación y la rúbrica de la Comisión de Artes. Antes de que comience el proceso de concesión de subvenciones, los miembros del panel recibirán capacitación sobre cómo interpretar el sistema de puntuación y las rúbricas, o conjunto de criterios, lo que ayuda a reducir la posibilidad de obtener calificaciones subjetivas basadas en preferencias personales. Sin embargo, tenga en cuenta que, aunque las decisiones del panel siguen este conjunto de criterios, las calificaciones podrían reflejar un pequeño grado de subjetividad individual de cada miembro del panel. Los miembros del panel deben poder defender sus calificaciones con observaciones sobre las fortalezas o debilidades específicas de cada solicitud durante el proceso de calificación y recalificación.
- En última instancia, la responsabilidad del panel de subvenciones es hacer una recomendación final al Boulder Comisión de Artes sobre qué subvenciones conceder.
Selección de los miembros del panel de subvenciones
Este es el proceso mediante el cual se seleccionan los miembros del panel de subvenciones.
- Los panelistas que solicitan subvenciones presentan sus solicitudes a la Oficina de Artes y Cultura.
- La solicitud consta de un documento de una página que aborda sus calificaciones para ser panelista y cómo se alinean con las necesidades de la Comisión, su currículum y documentación de cualquier posible conflicto de intereses.
- Los miembros del panel de subvenciones son seleccionados por el Gerente de Artes y Cultura.
- Los miembros del panel de subvenciones reciben un estipendio por su participación.
Requisitos para ser miembro del panel de subvenciones
Éstas son las calificaciones ideales para ser miembro del panel de subvenciones.
- Participación previa como panelista para subvenciones de arte y cultura.
- Solicitante o beneficiario de subvenciones para artes y cultura, incluidas, entre otras, subvenciones para artes y cultura.
- Experiencia en una organización sin fines de lucro y/o como artista en ejercicio, profesional creativo o líder artístico.
- Potencial limitado de conflictos de intereses en la toma de decisiones.
- Potencial para catalizar un cambio positivo en el entorno de equidad de BoulderComunidad de arte y cultura de la ciudad. Se dará preferencia a los solicitantes que hayan tenido acceso limitado a oportunidades debido a barreras financieras, sociales o culturales, y/o hayan tenido una experiencia de vida diversa.
- Capacidad demostrada para mantener horarios y responder a la correspondencia con prontitud.
Compensación y otros beneficios
La participación en el comité de evaluación de subvenciones es voluntaria. Las personas que participen en el comité podrán recibir una remuneración, según lo considere apropiado el/la responsable de Artes y Cultura, o la persona que este/a designe.
Destitución y dimisión
Si alguna persona involucrada en el proceso de revisión de solicitudes de subvención de la Comisión de Artes no puede cumplir con sus obligaciones, se le solicita que notifique al Gerente del Programa de Artes por escrito con la mayor anticipación posible para que se puedan hacer otros arreglos para completar las tareas. Una persona que no cumpla con las obligaciones identificadas o no cumpla con las expectativas puede ser expulsada por el Gerente de Artes y Cultura o su designado.
Proceso del panel de subvenciones
Cada programa de subvención revisado por el panel avanza a través de este proceso para tomar una decisión.
Proceso resumido:
- Se han presentado las solicitudes.
- Revisión y calificación de las solicitudes de subvención y comentarios. La Comisión de Artes también tiene acceso a las solicitudes para su revisión.
- El comité se reúne para analizar las solicitudes y sus revisiones preliminares. Durante la reunión, el comité puede decidir, de común acuerdo, formular hasta dos preguntas aclaratorias a cada solicitante. Esta reunión no se anuncia públicamente. Un comisionado, en calidad de miembro ex officio, presenta un breve informe a la Comisión en pleno durante la sesión decisoria.
- El solicitante proporciona una respuesta a la(s) pregunta(s) del panel (hasta 100 palabras por pregunta formulada).
- Las puntuaciones finales deben entregarse y publicarse junto con el paquete de la Comisión.
- La Comisión vota sobre la solicitud con mayor puntuación del panel.
- El solicitante recibe comentarios del panel de revisión sobre su solicitud.
Detalles del proceso:
Los detalles varían de una aplicación a otra.
Para subvenciones de apoyo operativo general y de proyectos, el panel de subvenciones leerá la información de antecedentes proporcionada para comprender la organización o el proyecto; luego otorgará puntajes en dos secciones:
En primer lugar, los miembros del panel proporcionan puntuaciones sobre la información proporcionada en el “Panel
Sección “Preguntas”. Los miembros del panel otorgan una puntuación de 1 a 8 para cada pregunta del panel.
En segundo lugar, los miembros del panel brindan puntos adicionales sobre dos áreas de enfoque: 1) para Boulderorganizaciones con base y 2) para puntos de estímulo. Un máximo de 4 puntos adicionales está disponible para los miembros del panel para la sección de puntos de estímulo, y 6 puntos adicionales para la Boulder sección de enfoque.
Las puntuaciones de cada miembro del panel se suman para establecer una puntuación preliminar para la solicitud. Esas puntuaciones preliminares se promedian entre todos los miembros del panel para establecer una puntuación preliminar. Esta puntuación se utiliza para clasificar la solicitud para su consideración. Para cada categoría de subvención, la Comisión de Artes establecerá una puntuación mínima por encima de la cual una solicitud se considera elegible para un premio. Tenga en cuenta que alcanzar la puntuación mínima no aprueba automáticamente una solicitud de financiación.
Para los beneficiarios de subvenciones de Apoyo Operativo General que deseen obtener la designación «Fundamental», el panel revisará y calificará cinco preguntas adicionales (que solo deberán responder los solicitantes de la designación «Fundamental»). Los miembros del panel otorgarán una puntuación de 1 a 8 a cada pregunta. Las cinco organizaciones con la puntuación más alta, y que sean recomendadas por el panel para ser consideradas «Fundamentales», serán propuestas para dicha designación en la reunión de decisión de la Comisión.
Además de otorgar una puntuación, el jurado se reunirá para analizar las solicitudes y podrá decidir, de forma conjunta, formular hasta dos preguntas aclaratorias a cada solicitante. El personal de la Oficina de Artes y Cultura facilitará estas preguntas a los solicitantes, quienes podrán responderlas (con un máximo de 100 palabras por pregunta). Posteriormente, el jurado podrá volver a puntuar las solicitudes.
Una vez finalizada esta nueva evaluación, las solicitudes se vuelven a clasificar. En la reunión de decisión, los miembros del comité... Boulder Luego, la Comisión de Artes delibera para decidir la aprobación final de las solicitudes que recibirán una subvención. La Comisión de Artes puede a) aceptar las puntuaciones más altas en la clasificación, b) optar por ajustar la clasificación, o c) pedir al panel que reconsidere puntuaciones específicas.
El sistema de puntuación completo y la rúbrica se pueden encontrar aquí.
¿Tiene el Boulder ¿La Comisión de Artes tiene un proceso de apelación?
Sí. El proceso de apelaciones se puede encontrar en la Sitio web de Artes y Cultura.